细节决定成败——谈档案管理心得
 
 

  当今世界已进入知识经济和信息时代,信息已成为比资本更为重要的战略资源。档案管理工作作为信息业的组成部分,档案作为一种信息资源,作为技术活动管理及各项数据等真实记录和一项基础性工作,在单位管理等各方面正积极地发挥应有的重要作用。

  虽然我从事档案工作不久,但在繁琐的工作中,有成绩也有错误;经验不少,教训也是颇多。回首从接手到上手的过程,我抚膺深思,到底怎么做才能够成为一名称职的档案工作者?思潮如瀚海之水,一波未平,一波又起,思前想后,总结错误,我悟出了一点道理:重视细节,小事不小。

  档案积淀历史,承载原始信息,弥足珍贵,贵在其真,贵在其全。档案管理之难,就难在要一丝不苟地呵护其真,维护其全。展现在人们面前的案卷,整齐规范,似乎档案本来就应该是这样。可是,我们要为此作出多少默默无闻的努力?一宗一宗,苦口催收;一件一件,清点核对;一条一条,登记录入;一份一份,取钉缝扎;一页一页,裁补编号;一本一本,装订组卷;一柜一柜,对号入座;一间一间,清洁规范;日复一日,年复一年,积小流成江海,垒寸土作高山!

  档案的价值,体现于利用,提升档案利用价值,是我们永恒的追求;档案是企业的无形资产,不容丝毫闪失,保守秘密,是我们神圣的职责。既要保护档案信息安全,又要千方百计开发档案信息资源,如履薄冰,如临深渊,必须心细如发,严格把关;既坚持原则,又服务周到;即积极主动,又小心谨慎,否则大意失荆州,殷鉴不远!

  档案的保管,工作最琐碎,是最容易被忽视的一环。曾几何时,档案及档案工作者不受重视,档案工作名曰“看堆”,轻视至此,可见一斑。但档案保管不是一天两天,三年五年,连短期都是十五年,多数档案的保存期是长期、永久!一个称职的档案管理员,应当是眼观六路,耳听八方,见微知著,未雨绸缪。春雨绵绵,须防霉变;夏日炎炎,避光防燥;风和日丽,害虫易生;暴雨狂风,关窗挡水;响声可疑,警惕鼠害;温湿变化,如实记录;进库出库,逐卷核对;谨守防盗,严禁烟火,警钟长鸣,不敢稍怠!

  细节往往因其“小”,而容易被人忽视,掉以轻心;因其“细”,也常常使人感到繁琐,不屑一顾。但就是这些小事和细节,往往是事物发展的关键和突破口,是关系成败的双刃剑。因此,这就要求我们在档案管理工作中要树立坚强的责任心。这就要求我们必须克服华而不实的作风,必须改变随意性、粗放式的管理方式,必须健全制度、堵塞漏洞,走上制度化、规范化的轨道。

  例如档案信息的深加工,知易行难。档案编研,犹如深山探宝,大海捞针。一句“芝麻开门”,知识宝库就大门洞开,不过是童话的幻想。档案是信息的宝库,价值之高,何止万贯;然而这些宝藏又如沙里藏金,非经千淘万洗,难觅庐山真面目。有时找几份相关联的文件,需要几天工夫;要捧出一份编研成果,更要不厌其烦地翻阅多少案卷,抄录多少数据,经过对比分析,统计筛选,去粗取精,去伪存真,才能够得到薄薄几页看似毫不起眼的数据!如果一着不慎,迷途难返,甚至前功尽弃,从头再来,那就是不重视细节所必须付出的代价了。

  看不到细节,或者不把细节当回事的人,对工作缺乏认真的态度,对事情只能是敷衍了事。这种人无法把工作当作一种乐趣,而只是当作一种不得不受的苦役,因而在工作中缺乏工作热情。他们只能永远做别人分配给他们做的工作,甚至即便这样也不能把事情做好。而考虑到细节,注重细节的人,不仅认真对待工作,将小事做细,而且注重在做事的细节中找到机会,从而使自己走上成功之路。

  把这理论延展到档案管理工作中,受益匪浅。档案的鉴定销毁,是档案管理的最终环节,也是考验一个档案工作者是否注重细节的试金石。纵然鉴定委员会有领导做主,专家坐镇,具体工作仍然是档案工作者承担,档案的生存与死亡,在于我们的一念之间。不该留的留下来,占据空间,徒耗费用,浪费资源;不该销毁的毁掉了,灰飞烟灭,无迹可寻,一旦造成损失,难以弥补,一念之差,百口莫辩!

  行文至此,不由感慨万千,人海茫茫,摩肩接踵,要找一个人来管理档案,似乎比骆驼驮一根针还容易,要做一个优秀的档案工作者,却比骆驼穿过针眼还难!

  “雄关漫道真如铁,而今迈步从头越”,我作为一名档案管理工作人员,在能力、经验、工作方法等方面还存在着不足,这次静下心来的思考恰如一场及时雨,为自己指明了今后的方向,我要以这次思考为起点,在以后的工作中,养成注重细节的良好的工作、学习和生活习惯,形成正确的人生态度,发挥工作上的积极作用,踏踏实实地、一步一个脚印地在自己的岗位上做出应有的贡献!

  作者:李雯 单位:福建岩土工程勘察研究院人力资源档案办

 
 
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