谈论这个话题之前，我们先弄明白档案的含义。档案是组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息。文件是档案的前身，档案是文件的归宿；文件是档案的基础，档案是文件的精华；文件是档案的素材，档案是文件的组合。

　　而这些文件又在哪里？如何收集？它们形成在我们每天的工作中，散落在单位的各下属单位、实体、部门、相关个人中。这些文件资料的收集根据制度规定，有些由相关人员送到单位固定的负责文件处理的文职人员手里；有些就要由这些文职人员登门讨要，然后集中到单位的文件处理中心——办公室。

　　我从事文件处理和文书档案工作二十多年，今天和大家分享一下我在收集文件资料过程中的注意事项，同时分享几个我成长过程中发生的几个小故事：

　　一、收集材料按照行业规范，与权威无关

　　1987年9月我国颁布了《档案法》，1990年颁布了《档案法实施细则》，1992年初冶金地质总局下发了《档案管理规范及各类档案归档范围和保管期限》。1992年初，我院积极执行上级档案管理的方针、政策，并参与福建省档案达标活动。我院档案当时完全空白，当务之急是成立综合档案室，我被任命为档案室负责人，负责筹备、组建工作。

　　对档案一窍不通的我，通过熟人介绍，到莆田市档案局业务科请教，并参加了为期3天的档案业务培训班。捧着业务书籍，心里总觉得不踏实，因为我还没接触到归档文件材料。1988年6月单位组建后的所有文件、资料由一位老同志Y领导用几个大的资料袋装着，几乎没动就封存了。

　　培训结束的第二天，我找Y领导要归档的文件资料，他颇为迟疑地把积攒了几年的文件交给我。回到自己的办公室，我打开封存的资料袋。首先我粗略地按照文件标题和大致内容，把重份文件、事务性、临时性文件、草稿、上级领导一般性会议讲话、一般的会议通知等全部清理出来堆放在地板上；第二步，我认真学习、审视每份保留文件并把文件分类。

　　就在这时Y领导走进来，厉声问道：“你在干什么？这是我多年收集的心血，你就这么扔了？”我回答：“您看看，这些是不需要归档的。”“这都是文件，怎么能随便扔？！”Y领导气愤地甩袖而去。

　　后来主管领导听了我对归档认识后，没做任何指示，于是我按照自己的理解继续归档工作。现在回顾我23年前整理归档的文书档案，依然认为从收集、整理到立卷、归档都很规范，这应当归功于我认真学习和领会了档案的相关规定和可操作的规范，也得益于老师的指导和领导的信任。

　　我想说的是：只要严格遵守档案有关法律、法规立卷、归档，文件收集、整理、立卷是一件很简单的事，不必完全拘泥于领导的权威。

　　二、文职人员要有强烈的资料收集的责任心

　　2013年7月的一天，一名在2000年4月被我院按自动离职处理的职工W来到单位，要求回单位上班，我院以已经按自动离职处理的原因回绝了W。W以未收到单位处理文件为由，将单位告到法庭，要求恢复她的劳动和人事关系。在案件审理前期，我院从大量的历史材料中，找出W离职前一年多的待岗签到、人事部门各类通知，为我院打赢这场官司提供了积极有利的证据。

　　我想说的是：任何原始材料，即使当时看起来无足轻重，可有可无的原始材料，哪怕是一张小纸条，只要单位经历过，办公室文书都应及时向相关人员讨要，并妥善保管，及时归档，说不定在遥远的明天会起到巨大的力量。为了保护档案原件、满足社会各方面利用的需要，需要单位文职人员平日里有强烈的资料收集意识和责任感。

　　三、档案资料的保管必须完善、真实

　　我记忆中有这样一件事，险些影响到同事关系和单位形象。几年前的一天晚上，一位退休多年的老领导T突然打电话给我谈论其儿子、儿媳、孙子的年龄有关的话题，由于语焉不详，我一头雾水。第二天上班，T的儿子到我办公室，又谈到这件事。我问其原委，原来他们夫妻被当地计生部门叫去询问，说他们违反计划生育政策。由于我负责单位的计生工作，其一家人怀疑是我举报了他们。正在百口莫辩的当口，我想到了计生“五清理”时的档案材料。翻看材料时，我们同时发现，粗心的他把自己妻子的年龄写小一年，笔迹是他的，没有任何改动的痕迹。一场误会就这么彻底解除了，天空恢复了晴朗。

　　我想说的是：原始资料在收集的过程中，必须保证没有涂改的痕迹，假如必须涂改，要有形成资料人的手印。因为原始资料归档后是用来印证某些历史的，原始记录是考证问题的需要。

　　四、文职人员平时要密切关注资料的收集

　　文件资料收集工作就是按照规定，通过例行的接收制度和专门的征集方法，把分散在各部门、各分院、个人手中集中到单位档案室。这就要求文书档案归档人员密切关注资料形成的动态，及时向资料保管人索要，以便随时归档。 在收集资料的过程中，要注意两个问题：

　　1、一次性收集齐全，日后补办会有一定难度。因为非档案人员没有那么强的档案意识，有些资料随便存放，丢失很难补救。比如，一次重要会议，有会议议程、领导讲话、财务报告，还要问是否有会议纪要、会议记录、签到表等，都要一并收齐。

　　2、档案人员要经常性地在单位宣传档案收集的重要性，让每个人都有档案意识。建立收集工作台帐，及时做好档案资料收集情况登记。 前两年我遇到过一件事：单位组织的一次捐助活动，捐助人的名单、款项都记录很清楚，但很重要的捐款接收人没有签名。这类档案材料就要补办，遥远的路途又要跑一趟。

　　3、收集的资料要原件。随着科技的进步，复印件很难反映历史的真实面貌历史的。经办人有时考虑到原件在事件日后的进程中更具说服力，将原件留存自己手中。此时，文职人员一定不能妥协，要表明档案的重要性和真实性，必须要收集原件。假如收集到的是复印件，一定要追查到原件；相反，有人要借阅未归档的资料，一定要给复印件。

　　文件资料收集工作是形成档案的基础，是考证历史的需要，是满足社会利用的需要，需要单位文职人员带着强烈的责任感和使命感来完成；更需要提高全民的档案意识，保护好人类的精神财富，为还原和考证历史尽每个公民的义务。

　　作者：张质颖 单位：中国冶金地质总局第二地质勘查院办公室